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Moyen terme (3-6 mois)
Avez-vous déjà vu un simple document d'approbation se transformer en un cauchemar de trois semaines ? Vous connaissez l'histoire : quelqu'un soumet une proposition, elle reste dans une boîte de réception pendant des jours, elle est passée à travers des chaînes d'emails, perdue dans des fils Slack, et finalement approuvée lorsque la moitié de l'équipe a oublié de quoi il s'agissait.
J'avais l'habitude de gérer ce chaos en permanence. Des clients venaient à moi en se plaignant des goulets d'étranglement d'approbation qui tuaient leur productivité. Des campagnes marketing retardées parce que le service juridique n'avait pas validé. Des propositions commerciales accumulées parce que les finances étaient débordées. Des mises à jour de produits bloquées parce que les parties prenantes ne pouvaient pas coordonner les examens.
Le problème n'est pas que les approbations soient intrinsèquement lentes, c'est que la plupart des entreprises les traitent comme des processus manuels et réactifs au lieu de flux de travail systématiques. Après des années à aider des startups et des entreprises en croissance à rationaliser leurs opérations, j'ai appris que la bonne automatisation des approbations peut transformer la façon dont les équipes fonctionnent.
Dans ce manuel, vous découvrirez comment construire des processus d'approbation qui fonctionnent réellement :
Le cadre à 3 composants qui élimine les goulets d'étranglement d'approbation
Comment établir un routage conditionnel en fonction du type de contenu et de l'urgence
Configurations de webhook réelles qui gèrent des flux d'approbation complexes
Les pièges courants qui brisent les flux de travail d'approbation (et comment les éviter)
Stratégies d'intégration pour les entreprises SaaS et les équipes en croissance
Réalité de l'industrie
Ce que tout le monde a déjà essayé (et échoué)
La plupart des entreprises abordent les processus d'approbation de la même manière : elles s'en tiennent soit aux chaînes d'e-mails, soit investissent dans des logiciels de workflow coûteux qui promettent de résoudre tous les problèmes.
L'approche par e-mail se déroule comme suit : quelqu'un envoie un document pour approbation, il est transféré, les gens répondent tous avec des commentaires, les versions se mélangent, et finalement quelqu'un doit compiler manuellement les retours et prendre des décisions. C'est chaotique, mais familier.
Puis il y a la voie des logiciels d'entreprise. Les entreprises dépensent des milliers sur des plateformes d'approbation dédiées avec des fonctionnalités telles que :
Hiérarchies d'approbation multi-niveaux
Intégrations de signatures numériques
Traçabilité des audits de conformité
Permissions complexes basées sur les rôles
Constructeurs de formulaires personnalisés pour différents types de demandes
Ces outils fonctionnent pour les grandes entreprises disposant d'équipes informatiques dédiées et de exigences complexes en matière de conformité. Mais pour la plupart des entreprises en croissance, ils sont trop lourds—coûteux, lents à mettre en œuvre et rigides quand vous avez besoin de flexibilité.
La sagesse conventionnelle dit que vous devez soit vivre avec le chaos des e-mails, soit investir massivement dans des systèmes de niveau entreprise. Mais il existe un terrain d'entente que la plupart des entreprises manquent : construire des workflows d'approbation personnalisés en utilisant des plateformes d'automatisation comme Make.com qui s'adaptent à vos besoins spécifiques sans se ruiner.
L'idée clé ? Les processus d'approbation ne consistent pas simplement à dire oui ou non—ils consistent à acheminer les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment, puis à agir efficacement sur les décisions.
Considérez-moi comme votre complice business.
7 ans d'expérience freelance avec des SaaS et Ecommerce.
Il y a un an, je travaillais avec une startup B2B qui était noyée dans sa propre croissance. Leur équipe était passée de 8 à 25 personnes en six mois, et soudain, chaque décision nécessitait plusieurs parties prenantes. Ce qui était autrefois de rapides conversations dans les couloirs était devenu des chaînes d'emails avec plus de 15 personnes.
Le point de rupture est survenu lorsque leur plus grand client a failli partir parce qu'un amendement de contrat a mis trois semaines à être approuvé. Le document lui-même était simple : il s'agissait simplement de mettre à jour les conditions de paiement, mais il s'est retrouvé coincé dans une boucle sans fin d'emails transférés et de réponses manquées.
Leur processus était le chaos typique des startups : quelqu'un envoyait un email à l'équipe juridique, qui le transférait aux finances, qui incluait le PDG, qui posait des questions qui revenaient à l'expéditeur original. Pendant ce temps, les notifications Slack s'accumulaient, les gens se mentionnaient mutuellement dans différents canaux, et rien n'était suivi correctement.
Le client était frustré, l'équipe était stressée, et les fondateurs ont réalisé qu'ils avaient besoin d'une solution systématique. Ils avaient déjà essayé quelques outils de gestion de projet, mais ceux-ci étaient conçus pour des tâches, pas pour des approbations. Ils avaient besoin de quelque chose qui pouvait gérer différents types de demandes, les acheminer automatiquement, et tenir tout le monde informé sans créer plus de bruit.
C'est là que j'ai appris quelque chose de crucial : les processus d'approbation échouent non pas parce que les gens ne veulent pas approuver les choses, mais parce que l'information ne circule pas efficacement entre les bonnes parties prenantes. La solution n'est pas d'ajouter plus d'outils, mais de créer un routage intelligent qui élimine les frictions.
Voici mon Playbooks
Ce que j'ai fini par faire et les résultats.
Au lieu d'acheter des logiciels de workflow coûteux ou de forcer l'équipe à changer tout leur processus, j'ai construit un système d'approbation personnalisé en utilisant Make.com qui s'intègre à leurs outils existants : Gmail, Slack, Google Drive et leur CRM.
Le système fonctionne sur trois composants principaux : prise en charge intelligente, routage conditionnel et suivi automatisé. Voici exactement comment je l'ai configuré :
Composant 1 : Capture de Demande Intelligente
J'ai commencé avec un formulaire Google qui capture toutes les informations essentielles dès le départ. Pas seulement des détails de base, mais un contexte qui aide à diriger la demande correctement : niveau d'urgence, type d'approbation nécessaire, impact budgétaire et quels intervenants devraient être impliqués. Le formulaire enregistre automatiquement les réponses dans une feuille Google et déclenche le scénario Make.
Composant 2 : Moteur de Routage Conditionnel
C'est là que Make.com brille vraiment. En utilisant une logique conditionnelle et des filtres, j'ai créé différents chemins en fonction du type de demande et de l'urgence. Les demandes budgétaires de moins de 5K $ vont directement au directeur financier. Les supports marketing sont dirigés vers les équipes juridiques et de marque. Les modifications de contrat impliquent le juridique, les finances et le PDG. Le système sait quel chemin prendre en fonction des réponses du formulaire.
Composant 3 : Boucle de Communication Automatisée
Au lieu de s'appuyer sur des chaînes d'emails, le système envoie des messages ciblés sur Slack à des canaux et des individus spécifiques. Chaque décideur reçoit un message direct avec tout le contexte dont il a besoin, des liens vers des documents pertinents et de simples boutons d'approbation/rejet. Lorsque quelqu'un approuve ou demande des modifications, toutes les personnes impliquées sont mises à jour automatiquement.
La configuration des webhooks était cruciale pour gérer les réponses. J'ai configuré des webhooks personnalisés dans Make qui reçoivent les décisions d'approbation des interactions Slack, puis déclenchent différentes actions en fonction de la réponse. Approuver passe à l'étape suivante ; rejeter renvoie à la personne qui a fait la demande avec des commentaires spécifiques ; demander des modifications crée une nouvelle tâche avec des actions claires.
Pour la gestion des documents, j'ai intégré Google Drive afin que tous les fichiers associés soient automatiquement organisés dans des dossiers spécifiques à l'approbation, avec un contrôle de version approprié et des permissions d'accès. Le système génère même un document récapitulatif final une fois toutes les approbations complètes.
Réponse Webhook
Configurez des webhooks personnalisés qui reçoivent des décisions d'approbation et déclenchent différents parcours de workflow en fonction du type de réponse.
Filtres conditionnels
Utilisez le système de filtrage de Make pour acheminer différents types de demandes à travers des chaînes d'approbation appropriées sans intervention manuelle.
Intégration Slack
Configurez des messages ciblés qui envoient des demandes d'approbation riches en contexte directement aux parties prenantes pertinentes avec des boutons actionnables.
Documentation Automatisée
Créez une organisation automatique des fichiers et des pistes d'audit afin que chaque décision d'approbation soit correctement suivie et documentée.
La transformation a été immédiate et mesurable. Ce qui prenait en moyenne 12 jours pour des approbations complexes se termine désormais en 2-3 jours. L'amendement du contrat qui a presque fait perdre leur plus gros client ? Des demandes similaires sont désormais traitées en moins de 24 heures.
Plus important encore, le niveau de stress de l'équipe a considérablement diminué. Plus d'emails perdus, plus de questions sur le fait que quelqu'un ait vu la demande, plus de chasse dans les fils Slack pour le statut d'approbation. Tout passe par des canaux prévisibles avec une visibilité claire.
Le système a géré plus de 150 demandes d'approbation au cours du premier trimestre, avec un taux de réalisation de 95 % et un temps de traitement moyen réduit de 75 %. Les parties prenantes ont commencé à faire confiance au processus parce qu'elles pouvaient voir exactement où en étaient les choses à tout moment.
Le bonus inattendu a été que les données analytiques ont amélioré leur prise de décision. Ils pouvaient maintenant voir des motifs : quels types de demandes prenaient le plus de temps, qui était le goulet d'étranglement dans différents processus, et où ils avaient besoin de directives plus claires. Cela a conduit à des améliorations des processus qui ont rendu les approbations encore plus rapides.
Ce que j'ai appris et les erreurs que j'ai commises.
Pour que vous ne les fassiez pas.
L'automatisation de l'approbation des bâtiments m'a appris plusieurs leçons critiques qui vont au-delà de la simple configuration technique :
Le contexte est roi : Plus vous capturez d'informations à l'avance, plus les décisions sont prises rapidement. Ne vous contentez pas de demander "qu'est-ce qui doit être approuvé" - demandez pourquoi, quand et quel est l'impact.
Le parallèle l'emporte sur le séquentiel : La plupart des processus d'approbation peuvent se dérouler en parallèle, et non en série. Le juridique et la finance peuvent souvent examiner simultanément au lieu de l'un après l'autre.
Les exceptions ont besoin de sorties : Intégrez toujours des options manuelles pour les situations urgentes. L'automatisation doit accélérer les cas normaux, pas bloquer les exceptions.
La visibilité réduit l'anxiété : Lorsque les gens savent où en est leur demande, ils cessent d'envoyer des messages de suivi qui créent plus de travail pour tout le monde.
L'intégration l'emporte sur le remplacement : Ne forcez pas les gens à apprendre de nouveaux outils. Créez des flux de travail autour des outils de communication qu'ils utilisent déjà quotidiennement.
Commencez simple, évoluez progressivement : Commencez par votre type d'approbation le plus courant et perfectionnez ce flux de travail avant d'ajouter de la complexité.
Mesurez tout : Suivez les temps de traitement, les goulets d'étranglement et les taux d'achèvement afin que vous puissiez améliorer en continu le système.
La plus grande erreur que je vois est d'essayer d'automatiser tout en même temps. Choisissez un processus d'approbation qui cause le plus de douleur, construisez un flux de travail solide pour cela, puis développez progressivement.
Comment vous pouvez adapter cela à votre entreprise
Mon playbook, condensé pour votre cas.
Pour votre SaaS / Startup
Focus sur la mise en œuvre de SaaS :
Connectez les flux de travail d'approbation à votre CRM et à vos outils de gestion de projet existants
Configurez des notifications automatisées pour les parties prenantes concernant les demandes de fonctionnalités et les changements techniques
Créez un routage conditionnel basé sur les cycles de sprint de développement et les calendriers de publication
Pour votre boutique Ecommerce
Application de commerce électronique :
Établir des flux d'approbation pour les contrats de fournisseurs, les lancements de produits et les changements de prix
Intégrer les systèmes d'inventaire pour les approbations de commandes d'achat et l'intégration des fournisseurs
Mettre en place des workflows d'approbation de matériel marketing qui se connectent aux plannings de lancement de campagnes